北京市书院中国文化发展基金会章程

第一章  总则
第一条       本基金会的名称是北京市书院中国文化发展基金会。
第二条       本基金会不具有公开募捐资格。
第三条       本基金会的宗旨：以开展慈善活动为宗旨，不以营利为目的。复活生活中的传统文化，复兴传统文化的影响力。
本基金会遵守宪法、法律、法规和国家政策，践行社会主义核心价值观，遵守社会道德风尚。
第四条       本基金会的原始基金数额为人民币200万元，来源于发起人李亚鹏捐赠。
第五条       本基金会根据中国共产党章程的规定，设立中国共产党的组织，开展党的活动，为党组织的活动提供必要条件。暂不具备单独建立党组织条件的，可以通过建立联合党组织或由上级党组织选派党建工作指导员等方式，指导开展党的工作。本基金会邀请党组织负责人参加或列席本基金会管理层会议。党组织对本基金会重要事项决策、重要业务活动、大额经费开支、接收大额捐赠、开展涉外活动等提出意见。
    本基金会的登记管理机关是北京市民政局，业务主管单位是北京市民政局。本基金会接受登记管理机关、党建领导机关及业务主管单位的业务指导和监督管理。
第六条      本基金会的住所北京市朝阳区酒仙桥路10号58号楼B36A座三层301-1。

第二章  业务范围
第七条      本基金会公益活动的业务范围：
弘扬优秀传统文化，资助书院文化公益教育项目。

第三章  组织机构、负责人
第八条     本基金会由5-25名理事组成理事会。
本基金会理事每届任期为 5年，任期届满，连选可以连任。
第九条     理事的资格：
（一）具有在某一领域从事研究或管理工作的经历，在本领域内有独到建树并享有较高的个人声望；
（二）认同本基金会的使命、目标，并志愿服务于理事会；
（三）具有明确的公共利益责任意识，能依据公平、公正、公开的原则，独立、客观、谨慎地参与议事决策；
（四）尊重理事会的多元文化，具有较强的议事决策能力、人际沟通能力、广泛社会影响和良好公众形象的社会人士。
第十条    理事的产生和罢免：
（一）第一届理事由业务主管单位、主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定。
（二）理事会换届改选时，由业务主管单位、理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组，组织全部候选人共同选举产生新一届理事。
（三）罢免、增补理事应当经理事会表决通过，报业务主管单位审查同意；
（四）理事的选举和罢免结果报登记管理机关备案。
（五）相互间有近亲属关系的基金会理事，总数不得超过理事总人数的1/3。
第十一条  理事的权利和义务：
（一）理事应当了解本基金会的各项政策，掌握非营利组织的法律制度和外部环境，在理事会会议上充分发表意见，对表决事项行使表决权；
（二）理事有权对提交理事会会议的文件、材料提出质疑，要求说明；
（三）理事有向理事长提出召开临时会议或特别会议的建议权；
（四）理事应当遵守《北京市书院中国文化发展基金会章程》，遵从理事会做出的决定，忠实履行职责，维护本基金会及其理事会的利益，不得利用在本基金会的职权为自己谋取私利，不得侵占、挪用本基金会财产，不得从事损害本基金会利益的活动；
（五）理事负有按规定不泄露本基金会秘密的义务，在未获得授权的情况下，不能代表理事会和本基金会发言；
（六）理事应当每年出席理事会或专业小组会议，并为议题准备专业性意见和提出与政策相关的建议议题；
（七）理事应掌握本基金会的竞争优势、劣势和需求，有义务拓展资源网络，动员社会力量，为本基金会及其各项事业的持续发展提供支持；
（八）理事应当支持秘书长工作，建设良性互动关系，不干预秘书处行政事务及其职责范围内的工作；
第十二条   本基金会的决策机构是理事会。理事会行使下列职权：
（一）制定、修改章程；
（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；
（三）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；
（四）年度收支预算及决算审定；
（五）制定内部管理制度；
（六）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；
（七）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；
（八）听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；
（九）决定基金会的分立、合并或终止；
（十）决定其他重大事项。
第十三条     理事会每年至少召开2次会议。理事会会议由理事长负责召集和主持。
有1/3理事提议，必须召开理事会会议。如理事长不能召集，提议理事可推选召集人。
召开理事会会议，理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。
第十四条     理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。
下列重要事项的决议，须经出席理事表决，2/3以上通过方为有效：
（一）章程的修改；
（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；
（三）章程规定的重大募捐、投资活动；
（四）基金会的分立、合并。
第十五条    理事会会议应当制作会议记录。形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该理事可免除责任。
第十六条    本基金会设监事1 名。监事任期与理事任期相同，期满可以连任。
第十七条    理事、理事的近亲属和基金会财会人员不得任监事。
第十八条    监事的产生和罢免：
（一）监事由主要捐赠人、业务主管单位分别选派；
（二）登记管理机关根据工作需要选派；
（三）监事的变更依照其产生程序。
第十九条    监事的权利和义务： 
监事依照章程规定的程序检查基金会财务和会计资料，监督理事会遵守法律和章程的情况。
监事列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议，并应当向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。
监事应当遵守有关法律法规和基金会章程，忠实履行职责。
第二十条    在本基金会领取报酬的理事不得超过理事总人数的1/3。监事和未在基金会担任专职工作的理事不得从基金会获取报酬。
第二十一条    本基金会理事遇有个人利益与基金会利益关联时，不得参与相关事宜的决策；基金会理事、监事及其近亲属不得与基金会有任何交易行为。
第二十二条    理事会设理事长、副理事长和秘书长，从理事中选举产生。
第二十三条    本基金会理事长、副理事长、秘书长必须符合以下条件：
（一）在本基金会业务领域内有较大影响；
（二）理事长、副理事长、秘书长最高任职年龄不超过70周岁，秘书长为专职；
（三）身体健康，能坚持正常工作；
（四）具有完全民事行为能力。
第二十四条    有下列情形之一的人员，不能担任本基金会的理事长、副理事长、秘书长：
（一）属于现职国家工作人员的；
（二）因犯罪被判处管制、拘役或者有期徒刑，刑期执行完毕之日起未逾5年的；
（三）因犯罪被判处剥夺政治权利正在执行期间或者曾经被判处剥夺政治权利的；
（四）曾在因违法被撤销登记的基金会担任理事长、副理事长或者秘书长，且对该基金会的违法行为负有个人责任，自该基金会被撤销之日起未逾5年的。
第二十五条    担任本基金会理事长、副理事长或者秘书长的香港居民、澳门居民、台湾居民以及外国人，每年在中国内地居留时间不得少于3个月。
第二十六条    本基金会的理事长、副理事长、秘书长每届任期 5年，连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的，须经理事会特殊程序表决通过，报业务主管单位审查并经登记管理机关批准同意后，方可任职。
第二十七条    本基金会理事长为基金会法定代表人。本基金会法定代表人不兼任其他组织的法定代表人。
本基金会法定代表人应当由中国内地居民担任。
本基金会法定代表人在任期间，基金会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为，法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职，导致基金会发生违法行为或基金会财产损失的，法定代表人应当承担个人责任。
第二十八条    本基金会理事长行使下列职权：
（一）召集和主持理事会会议；
（二）检查理事会决议的落实情况；
（三）代表基金会签署重要文件；
（四）理事会赋予的其他职权。
本基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作，秘书长行使下列职权：
（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议，执行理事会制订的所有政策，担负并完成理事会赋予的工作目标和任务；
（二）制订、实施业务发展计划和重大项目方案；
（三）促进机构财务目标的实现，保证捐款收入和资助支出正常，保证经费支出和经费结构合理；
（四）根据理事会关于资产运作的原则，具体承担资产管理的责任，实现资产运行安全并保值增值；
（五）推荐和领导一支有社会责任和有效能的秘书处管理团队，对不胜任者提出调整职务或岗位的意见和建议，由理事会决议；
（六）挑选有热情和具备专业知识的工作人员，合理利用，建立优胜劣汰的管理机制，以使人力资源满足工作需求并得到发展；
（七）凝聚机构文化，倡导和培育职业精神，协调各内设机构开展工作；
（八）负责理事沟通，与理事会配合，实现机构信息共享，为理事会决策提供支持；
（九）定期向理事会报告年度工作进展和财务计划的执行情况，以及为实施战略计划所采取的长期行动的进展情况，接受理事会和监事的监督和检查；
（十）章程和理事会赋予的其他职权。
 
第四章  财产的管理和使用
第二十九条    本基金会的收入来源于：
（一）自然人、法人或其他组织自愿捐赠；
（二）投资收益；
（三）政府资助或拨款；
（四）其他合法收入。
第三十条    本基金会接受捐赠，应当遵守法律法规，符合章程规定的宗旨和公益活动的业务范围。
第三十一条    本基金会应当合理设计慈善项目，符合本基金会宗旨和章程的有关规定。优化实施流程，降低运行成本，提高慈善财产使用效益。
第三十二条    本基金会建立健全慈善项目的决策、执行、监督机制，对慈善项目的立项、审查、执行、控制、评估、反馈等环节建立科学、规范、有效的要求，设立项目管理机构，配备专职人员，行使项目管理职责。
第三十三条    本基金会按照公开、公平、公正的原则，确定慈善受益人。本基金会管理人员的利害关系人不得作为受益人。
第三十四条    本基金会开展重大慈善项目，应当由理事会表决通过，且统一的人数不得低于到会理事人数的2/3。
    本基金会的重大慈善项目包括：
    （一）年度支出超过50万元的新建慈善项目；
    （二）年度支出占总支出30%的慈善项目；
    （三）其他的重大慈善项目。
    本基金会开展重大慈善项目之前，应当及时向业务主管单位报备。
第三十五条     项目资金的使用要严格遵守国家财务会计制度的规定，按照捐赠协议专款专用。
    慈善项目资金的管理使用要自觉接受财政部门、审计机关、业务主管单位、登记管理机关和社会公众的监督，认真履行信息公开义务，接受社会监督。
第三十六条     本基金会要加强慈善项目档案管理，保存慈善项目的完整信息，做好慈善项目的建档归档工作。
第三十七条     本基金会的财产及其他收入受法律保护，任何单位、个人不得侵占、私分、挪用。
第三十八条     本基金会根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用财产；捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠，根据捐赠协议的约定使用。
    接受捐赠的物资无法用于符合本基金会宗旨的用途时，基金会可以依法拍卖或者变卖，所得收入用于捐赠目的。
第三十九条     本基金会财产主要用于：
（一）业务活动成本；
（二）管理费用、工资福利和行政办公支出；
（三）筹资费用；
（四）资产保值、增值；
（五）理事会决定的符合本基金会宗旨的其他费用。
第四十条    本基金会的重大募捐、重大资产变动、重大投资活动、重大交易及资金往来是指：
（一）一次性接受在人民币200万元以上的捐赠；
（二）一次性动用资金在人民币100万元以上的投资活动；
（三）接受对本基金会影响重大的捐赠；
（四）其他理事会认为重大的投资、捐赠活动。
第四十一条      本基金会按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。
第四十二条      本基金会开展慈善活动的年度支出，遵行国家有关法律法规规定。
本基金会的管理费用遵行国家有关法律法规规定。
第四十三条      本基金会开展公益资助项目，应当向社会公开所开展的公益资助项目种类以及申请、评审程序。
第四十四条      捐赠人有权向本基金会查询捐赠财产的使用、管理情况，并提出意见和建议。对于捐赠人的查询，基金会应当及时如实答复。
本基金会违反捐赠协议使用捐赠财产的，捐赠人有权要求基金会遵守捐赠协议或者向人民法院申请撤销捐赠行为、解除捐赠协议。
第四十五条      本基金会可以与受助人签订协议，约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式。
    本基金会有权对资助的使用情况进行监督。受助人未按协议约定使用资助或者有其他违反协议情形的，本基金会有权解除资助协议。
第四十六条      本基金会应当执行国家统一的会计制度，依法进行会计核算、建立健全内部会计监督制度，保证会计资料合法、真实、准确、完整。
本基金会接受税务、会计主管部门依法实施的税务监督和会计监督。
第四十七条      本基金会配备具有专业资格的会计人员。会计不得兼出纳。会计人员调动工作或离职时，必须与接管人员办清交接手续。
第四十八条      本基金会每年1月1日至12月31日为业务及会计年度，每年3月31日前，理事会对下列事项进行审定：
（一）上年度业务报告及经费收支决算；
（二）本年度业务计划及经费收支预算；
（三）财产清册。
第四十九条      本基金会进行年报、换届、更换法定代表人以及清算，应当进行财务审计。
第五十条      本基金会按照《慈善法》、《慈善组织信息公开办法》等法律法规，接受登记管理机关组织的年度报告工作。
第五十一条      本基金会依法履行信息公开义务，将年度工作报告和财务会计报告在登记管理机关指定的媒体上公布，接受社会公众的查询、监督。

第五章  终止和剩余财产处理
第五十二条      本基金会有以下情形之一，应当终止：
（一）完成章程规定的宗旨的；
（二）无法按照章程规定的宗旨继续从事公益活动的；
（三）基金会发生分立、合并的；
（四）理事会决定终止的。
第五十三条      本基金会终止，应在理事会表决通过后15日内，报业务主管单位审查同意。经业务主管单位审查同意后15内，向登记管理机关申请注销登记。
第五十四条      本基金会办理注销登记前，应当在登记管理机关、业务主管单位的指导下成立清算组织，完成清算工作。
本基金会应当自清算结束之日起15日内向登记管理机关办理注销登记；在清算期间不开展清算以外的活动。
第五十五条      清算后的剩余财产，应当按照章程的规定转给宗旨相同或者相似的慈善组织，章程未规定的，由民政部门转给相同或者相近的慈善组织，并向社会公告。
 
第六章  章程修改
第五十六条      本章程的修改，须经理事会表决通过后15日内，报业务主管单位审查同意。经业务主管单位审查同意后，报登记管理机关核准。
第七章  附则
第五十七条      本章程经2018年11月6日理事会表决通过。
第五十八条      本章程的解释权属于理事会。
本章程自登记管理机关核准之日起生效。


 

北京市书院中国文化发展基金会理事手册

前言
北京市书院中国文化发展基金会（以下简称“书院中国基金会”），是2012年5月经北京市民政局批准成立的非公募基金会，由李亚鹏先生发起，其宗旨是“复活生活中的传统文化，复兴传统文化的影响力”。
书院中国基金会以“雅道统的梳理，雅文化的传播，雅生活的推动”为发展方向，在尊重经典的前提下，与时俱进，创新传统，致力于弘扬中国优秀传统文化。“兴文雅之教，启童稚之蒙”——通过公益书院、公益讲堂开展传统文化活动，为钟爱传统文化之人提供接触、体验传统文化的机会；“助传承之人，续千年之艺”——通过对传统手工技艺传承人的资助，挽救濒临灭绝的传统手工艺，并帮助其找到与当下社会衔接的方法；“复雅正之乐，弘礼乐之教”——通过支持雅乐文化的研究及演出、礼乐道统的梳理等，推动雅乐回归到应有的国乐地位。
在此，书院中国基金会诚邀各界爱好传统文化、热爱中国公益的人士，加入书院中国基金会的大家庭，“积土为山，积水为海”，共同复兴、复活中国优秀的传统文化。
北京市书院中国文化发展基金会理事人数上限为25人，每届任期5年，可连选连任。
 
如何成为书院中国基金会的理事？
如果您认同本基金会的宗旨使命——“复活生活中的传统文化，复兴传统文化的影响力”，并志愿服务于理事会；
如果您具有传统文化、慈善公益等相关领域的研究或管理工作经历，并在本领域内有独到建树且享有较高的个人声望，或对本基金会有实质性的资金、资源支持；
如果您对公共利益具有明确的责任意识，并能依据公平、公正、公开的原则，独立、客观、谨慎地参与议事决策；
如果您还愿意尊重理事会的多元文化，具有较强的议事决策能力、人际沟通能力、广泛社会影响和良好公众形象的社会人士。
那么，您就可以申请成为书院中国基金会的理事
您有权对理事会议表决事项行使理事表决权；
您有权对提交理事会会议的文件、材料提出质疑，要求提供详细说明；
您有向理事长提出召开临时会议或特别会议的建议权；
但同时
您需要每年按规定出席理事会议或专业小组会议，并为议题准备专业性意见和提出与政策相关的建议；
您需要了解非营利组织的法律制度和外部环境，掌握本基金会的竞争优势、劣势和需求，有义务拓展资源网络，动员社会力量，为本基金会及其各项业务的持续发展提供支持；
您应当遵守《北京市书院中国文化发展基金会章程》，遵从理事会做出的决定，忠实履行职责，维护本基金会及其理事会的利益，不得利用在本基金会的职权为自己谋取私利，不得侵占、挪用本基金会财产，不得从事损害本基金会利益的活动；
您应当支持秘书长工作，建设良性互动关系，不干预秘书处行政事务及其职责范围内的工作；
您还负有按规定不泄露本基金会秘密的义务，在未获得授权的情况下，不能代表理事会和
本基金会发言。
 
欢迎您参加书院中国基金会的各类理事活动
基金会秘书处会定期向您发送本基金会公益项目活动的执行进度与成果，欢迎您参与、考察基金会的各类公益项目与活动；
基金会每年将组织、开展1~2次传统文化雅集活动，您可自愿选择参与，也可邀请家人朋友共同参与。但鉴于基金会作为公益组织的特殊性，您需要自行承担因参与活动产生的差旅、餐饮等各类费用。
 
 

北京市书院中国基金会项目管理制度

 
 
前言
 
1. 项目管理结构
2. 公益计划的设计和审批
3. 具体项目的设计和审批
4. 项目拨款
5. 项目执行、监测与评估
6. 项目完成
7. 项目非正常中止处理
8. 附则
 
 
前言
为规范北京市书院中国文化发展基金会（以下简称“书院中国基金会”）项目管理，确保书院中国基金会项目工作的效率及一致性，提高项目质量，更好地实现书院中国基金会的使命
和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合本基金会的实际情况，制定本制度。 
  
 
北京市书院中国公益基金会
1. 项目管理结构
1.1 书院中国基金会的项目管理分为战略规划、公益计划和具体项目三个层面。
1.2 战略规划是依据书院中国基金会的愿景和使命而制定的一系列规范活动，帮助书院中国基金会做出根本性的决定和选择重要的领域，反映书院中国基金会的工作目标，是
项目管理的基本依据。
1.3 公益计划是指书院中国基金会为解决特定领域的社会问题/需求而设计和推出的综合性解决方案。 公益计划由一系列相互关联的具体项目组成，并覆盖较为广泛的区域，如乡村教育计划。公益计划应当与战略规划保持一致，并为具体项目的设计和实施提供直接依据。
1.4 具体项目是指为了实施公益计划而设计和实施的，有具体目标的一系列相互关联的活动，如传承人资助公益项目。具体项目从属于公益计划，可以由合作机构或书院中国基金会设计，按照项目周期管理规定进行管理。除三大项目领域之外，书院中国基金会的筹资和传播活动也可以纳入具体项目关联。具体项目的设计和管理应当：
1.4.1 有助于书院中国公益基金会战略目标的实现，并围绕公益计划展开；
1.4.2 使用逻辑框架方法进行设计；每一个活动都产生清晰的产出和可持续的
效果，具有创新性和政策倡导的空间，并有利于传播。
1.5 项目管理常规流程可按周期分为几个阶段：战略规划 公益计划 设计和审批具体项目的设计和立项审批 资金拨付 项目实施与监测 项目完成。
2. 公益计划的设计和审批
2.1 公益计划需要涵盖的内容：反映的战略规划、解决的问题、目的和目标、 
工作策略、 受益群体、传播方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算或概
算、计划时间等信息。
2.2 公益计划一般由各部门或由公益项目执行单位提议，由项目部门负责人发起，递交给公益计划审核小组审议。公益计划审议小组由秘书长、各部门负责人和经秘书长提议的其他相关人员组成，如财务人员。 公益计划由公益项目执行单位提议的，由基金会对应公益项目部牵头，组成审议小组审议；如果公益计划的专业性较强或涉及内容范围较为复杂，则审议小组和经秘书长同意、理事长核准，聘请一定数量社会专家组成公益计划专家评审团来审议，并提供决策参考。 公益计划审议小组的召集人由发起该计划的部门负责人担任。
2.3 公益计划经秘书长确认成熟后，由秘书长提交理事会审议决定。
3. 具体项目的设计和审批
3.1 具体项目可以由书院中国公益基金会发起和设计，也可由书院中国公益基金会的项目合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。除项目活动外，具体项目可以包含传播和筹资等支持性活动。
3.2 具体项目的周期，依据公益计划的基本结论，结合项目计划书，来设定具体周期。
3.3 项目计划书是描述项目目标、项目策略、项目计划、项目活动/内容、项目产出和项目预算等管理要素的主要文件。项目计划书可以由书院中国基金会或者合作机构完成。
3.4 项目的审核与批准
3.4.1 项目官员对合作机构提交的项目计划书进行审核，与合作机构进行沟通、  协商，并要求合作机构对项目计划书进行修改。项目官员有责任要求合作机构按
书院中国基金会项目资金预算管理规范制定项目预算；
3.4.2 须提交审核的立项资料包括但不限于：《项目建议书》、《项目立项审批表》和其它与项目计划相关的文件，如《项目预算细目》等。书院中国基金会项目官员应根据《项目建议书》填写《项目立项审批表》，提交项目审核小组审核。
3.5 根据书院中国基金会项目长期化特点，项目的立项审核，均应在年度项目立项审核时间区，该时间区一般均在年度理事会召开前的 45 天以上；以便安排基金会内审及理事会年度终审；而对于非年度规划的公益项目，如文化交流，总预算不超过 50 万元的项目，该项目负责人需将立项资料提前 7 个工作日递交给项目审核小组审核，项目审核小组审核后向秘书长提交意见，秘书长在此基础之上进行审批。
3.5.1 项目审核小组组成为申请立项的项目负责人和该部门负责人、传播与社会资源管理部门负责人、财务部负责人，和秘书长提议的其他人员或者外部专家。
项目审核小组根据需要召开项目审核会议。会议召集人由申请立项的部门负责人担任。
3.5.2 财务部需在立项审批中发表财务审核意见。财务立项审核的重点主要为项
目预算是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务管理制度以及是否存在计算错误等。项目负责人首先有责任审核合作机构制定的预算并保证其合理性和适当性。
3.6 项目立项批准后，需与合作机构签署《项目资助协议》。由该项目负责人起草或按照书院中国基金会法律顾问单位拟定或修订的《项目资助协议》，经本项目部门负责人审核后，报秘书长审批签署。《项目资助协议》一式三份，本项目负责部门和财务部各执一份正本，合作机构留存一份正本。
4. 项目拨款
4.1 书院中国基金会按《项目资助协议》和项目实际进展情况，一次性或分批向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，
保留项目预算总额的 3%-10%作为质量保证金，在项目结束后，由书院中国基金会验收合格后方可予以支付。
4.2 项目负责人按照项目资助协议约定的拨款时间，在符合拨款条件的前提下，填写付款申请单并跟踪付款流程。
4.3 付款流程和授权为：拨付资金不大于 100 万元人民币的，本部门审核后报财务部审核，然后报秘书长审批，财务部付款；拨付资金大于 100 万元人民币的，秘书长审核后报理事长审批，然后交财务部付款。
4.4 财务部收到完整付款审批材料后方可安排付款。完成审批后的付款处理时间一般不超过 3 个工作日，紧急项目付款一般不超过 2 个工作日。
4.5 项目负责人有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的 20 个工作日内须提供合规合法票据。
4.6 项目合作机构应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。
4.7 项目资金管理须参考《北京市书院中国公益基金会项目资金管理细则》。该《细则》作为《项目资助协议》的附件，对合作机构具备约束力，规范项目资金的使用。
5. 项目执行、监测与评估
5.1 项目批准后，由合作机构、社会志愿者团队或者书院中国基金会的项目负责人负
责执行。合作机构或志愿者团队实施的项目，由合作机构/志愿者团队和书院中国基
金会共同进行监测；书院中国基金会本身执行的项目，由该项目的负责人进行项目监
测。
5.2 书院中国基金会的项目监测职责
5.2.1 书院中国基金会员工将定期或不定期对合作机构执行的项目进行监测，并填写《项目监测表》对项目监测的内容进行记录。
5.2.2 项目的负责部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况，并将结果通报相关合作机构。
5.3 项目实施过程中，严格按照预算执行，只有在特殊且必要情况下，可以对项目内容和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：
5.3.1 预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费、人员费用或购置机构固定资产。
5.3.2 合作机构须提前 15-30 个工作日向书院中国基金会提出书面申请，经书院中国基金会审核批准后执行。
5.3.3 项目变更审批流程同项目审批流程；
5.4 项目的调整和变更
5.4.1 如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标，活动和其他内容发生重大变化，需报书院中国基金会审核批准。 5.4.2 如项目时间发生变更，时间延长 1-3 个月，由项目部门负责人决定是否中止项目或提请变更申请.，当时间延长 3- 6 个月以上的，由秘书长决定是否中止项目或批准变更。
5.4.3 如项目预算发生变更的，在同一项目产出项下，预算变更不超过原预算10% 或 100,000 元人民币 （采取就低原则），由合作机构自行变更，无需向书院中国基金会申报批准，但须报备说明；如同一产出项下，预算变更达到原预算10%-20%或 100,000- 4000,000 元人民币，由书院中国基金会秘书长决定是否审批。
如同一产出项下，预算变更超过原预算 20%或 400,000 元人民币，由项目主管提请审议小组，审议确定项目是中止还是继续的意见，并报秘书长决定，必要时秘书长可以征求理事长的指导意见。
5.5 项目实施过程中，书院中国基金会项目负责人按照项目进程和《项目资助协议》分阶段对项目进行评估。阶段性评估的内容主要包括项目进度、项目实施产出和成果、项目管理状况、及财务管理状况与资金使用进度等方面。阶段性评估的流程与同期项目拨款流程相同。
5.6 阶段性报告批准通过后，按计划拨付下一阶段项目资金；阶段性报告未获书院中国基金会批准的，将暂停拨款直至报告获得批准。
5.7 书院中国基金会资助实施的项目金额超过 50 万元的，都应当进行终期评估。
必要时，可引入第三方评估和审计。
5.8 终期评估的内容主要包括项目目标和产出的完成情况、项目的社会影响及
机构资金使用情况和项目管理成效等。
5.9 项目的最终评估结果将作为合作机构下一次申报项目审查或者形成新的项
目的重要依据。  
5.10 基金会的内审部门按需对项目进行监测、抽查，检查各环节是否符合项目
管理要求。（详见《书院中国基金会审计制度》）
6. 项目完成
6.1 项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定 《项目总结报告》，提交书院中国基金会本项目负责人审核；财务部门应当对《项目总结报告》的财务部分进行审核，后交秘书长审批存档。
6.2 项目完成之后，书院中国基金会该项目的负责人和财务部门共同对项目资金进行
清算，并完成《项目财务总结报告》，与《项目总结报告》同时归档。
7. 项目非正常中止处理
7.1 如果出现以下情况，书院中国基金会将考虑单方面中止项目的执行：
7.1.1 合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的;
7.1.2 合作机构未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资
金的;
7.1.3 合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得书院中国基金会同意擅自发生
重大变更的;
7.1.4 合作机构同一项目内容获得其他方对项目的资助而不告知书院中国基金会
的;
7.1.5 合作机构未能如期向书院中国基金会递交报告;
7.1.6 合作机构提交虚假内容的项目报告;
7.1.7 合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;
7.1.8 合作机构拒绝配合财务审计; 
7.1.9 合作机构项目活动质量异常低下，在书院中国基金会组织的检查、审计中暴
露了项目的较重大问题的;
7.1.10 合作机构未能提供配套资金或人力资源;
7.1.11 其他使项目不能实施的外在因素.
7.2 如书院中国基金会项目官员在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将
与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，书院中国基金会有权改变预算资金的金
额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。
7.3 对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，书院中国基金会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。
8. 附则
8.1 本制度于 2013 年 8 月理事会审议通过，试行 6 个月，之后依据试行期评估
结果修订再作颁布正式执行。
8.2 本制度解释权归书院中国基金会。
8.3 本制度每年须进行回顾，全体员工参与讨论更新。
附：
1. 项目管理流程图  
2. 《书院中国基金会资助项目资金管理办法》
3. 《公益计划书》
4. 《项目计划书》
5. 《书院中国基金会项目立项审批表》
6. 《合同盖章申请》
7. 《项目实施验收单》
8. 《项目调整审批单》 
9. 《项目总结报告》
10 《付款申请单》
11 《资金使用申请函》
12 《资金使用确认函》
 

北京市书院中国文化发展基金会财务报销管理制度

   
  
制度编号：
编制部门： 行政部
批准：秘书长
生效日期： 2014年3月5日
 
1.总则
1.1本制度是针对北京市书院中国文化发展基金会作为公益组织的特殊性，其所有资金来自捐赠，并兼顾公平、平等的原则，对“差旅费”、“项目费用”等的报销管理进行更为明确的规定，以更合理、高效的使用捐赠资金，从而加强基金会公信力建设。
1.2 本制度适用于北京市书院中国文化发展基金会所有工作人员。
1.  差旅费用报销管理
2.1差旅费申请审批程序
第一步：出差人应至少提前三天填写《出差申请》；
第二步：出差人依据《出差申请》，制定差旅费预算；
第三步：出差人将《出差申请》及差旅预算分别报部门负责人、秘书长审批；
第四步：依据批准的《出差申请》和差旅费预算，填写差旅费借款单；
第五步：差旅借款单提交秘书长审批；
第六步：差旅借款单附《出差申请》与差旅预算提交财务部办理借款手续。
1.2 差旅费报销要求
2.2.1差旅费是指离开办公所在城市到另一城市或县镇一日以上（含一日）的出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。
2.2.2出差人员应在出差当月完成差旅借款的核销。
2.2.3出差人员应在出差当月完成出差报告，提交行政部、财务部备案。
2.3差旅费用报销标准
2.3.1国内差旅费用审核标准
2.3.1.1交通工具
(1)交通工具选用标准
 
 
 
 

(2)如打折机票等于或低于火车票硬卧价格时，可选乘飞机；
(3)特殊情况下，其他员工经秘书长批准后，可乘坐飞机经济舱出差。凡未申请或申请未被批准者，超标部分自负。
(4)法定节日出差，可乘坐飞机，且应选择打折机票，机票报销需经秘书长批准。
(5)出差行程一经批准后不可随意变更。因个人原因导致的行程变更、航班延误所产生的退票费、交通费、住宿费等由个人承担；因突发事项，如突发性疾病、交通事故、天气、航空公司等导致的行程变更、航班改签需做特殊说明，经行政部门总监审核，秘书长批准，由机构承担相关费用。
2.3.1.2住宿
(1)宿于宾馆、旅店的单纯住宿费用，不包括在旅店发生的通讯费、餐费和其他另行收取的费用。住宿费的标准如下：

(2)报销时必须提供有效、合法住宿发票及结帐清单（水单）。无法提供清单的住宿费发票要由开票方明确标注起止时间或天数、人数、消费明细等详细内容。
(3)如果双数同性别员工出差，须入住双人标准间，并尽可能于离店日中午12：00前退房。
(4) 秘书长可入住单人间。
2.3.1.3出差补贴
(1)出差期间补助为每人每天80元，主要用于出差期间（含路途时间）的餐饮，无需发票。
(2)员工如已报销出差地业务招待费，要扣除相应餐补，早餐20%，午餐40%，晚餐40%。
2.3.1.4市内车费
(1)市内车费指在出发地、目的地、中转地乘坐公共交通工具的费用，须凭车票报销。
(2)机场、火车站、汽车站往返市内的交通费，本着节省开支兼顾个人便捷的原则，依个人住宿地点、所携行李多少等因素自行选择乘坐机场巴士、轨道交通、出租车。
(3)市内车费报销时，需在票面背书“起始地、事由”。对于公共交通不发达地区（或偏远项目点），若需租车或包车需提前报秘书长/行政部门总监批准。
2.3.1.5其他规定
(1)工作人员如借出差之便，中途休假绕道旅行、探亲、访友等，期间的交通费只报销出发地至目的地之间的直线路费，绕道部分的其他费用全部由个人承担。如乘坐飞机，机票报销价格按照《出差申请》约定返回时间当日机票价格核定，超出部分由个人承担。
(2)出差期间发生的业务招待费，经当事人背书注明事由、人数后，经秘书长审核批准后，由财务部按标准结算。超出部分无特殊说明，由个人承担。
2.3.2国外出差费用审核标准
交通工具一律为经济舱，住宿费、交通费、出差补贴一律实报实销。
2.4业务招待费
2.4.1业务招待费是指为了工作需要，邀请相关人员就餐发生的餐费及礼品费等，须事先通过秘书长审核批准，报销时需注明详细事由、进餐人数等，香烟和酒水费用不予报销。
2.4.2 业务招待费标准如下，特殊情况需报秘书长审核批准。

3.项目费用报销管理
3.1资助/合作项目费用管理
3.1.1此项项目费用管理适用于基金会与合作伙伴已签订《资助协议》或《合作协议》，即将资金拨付对方账户，由合作方具体执行的项目。
3.1.2 项目资金按照协议约定拨付至对方账户后，如合作方为正式注册机构或公司，需在10个工作日内向基金会提供与资金使用用途相符的正规发票；如合作方为个人，需在10个工作日内向基金会提供本人签收资金收条及身份证复印件。
3.1.3 对于需分期拨付项目资金的资助/合作项目，项目部需根据项目管理制度按时向行政部提交相关报告或项目产出，由行政部审核后向财务部申请资金拨付。
3.2自有执行项目费用管理
3.2.1 此项项目费用管理适用于基金会自行执行的项目及活动。
3.2.2项目执行前，需制定详细的项目预算，由部门负责人、秘书长批准后，方可到财务部办理借款手续。
3.2.3 项目费用类别与报销说明
3.2.3.1设计制作费
(1)因项目活动开展需要进行的专项设计和制作所发生的费用，如宣传海报、书院服装或器物等的设计制作。
(2)设计制作费用超过5000元时，需签订相关设计制作协议，并根据协议约定进行费用的拨付，拨付尾款时需提供正规发票。
3.2.3.2活动用品费
(1)因项目活动开展需要而购买的活动用物品与耗材费用，如茶、香、花器具及其使用的茶叶、香料、花材等。
(2)费用报销时需提供正规发票，同时需附上购买清单(含品名、单价、数量、金额等信息)。
3.2.3.3劳务费
(1)因项目活动开展需要而邀请老师授课、讲座，邀请记者报道活动，活动摄影摄像等发生的劳务费。
(2)劳务费标准

注：以上劳务费标准均为税前标准。一次性支付劳务费超过800元时，需缴税，税费由个人承担。
(3)劳务费报销
劳务费用报销时，需提供相关内容的正式发票，或者劳务费领取者本人的身份证复印件和本人签字的劳务费收条。
3.2.3.4交通&运输费
(1)因项目工作需要，紧急外出办公搭乘出租车产生的费用，或者搬运活动所需大件或较多物品时发生的费用。
(2)本着节约的原则，日常工作外出或非紧急因公外出，请选择公交或地铁出行，因此而产生的交通费不予以报销。
(3)本着安全的原则，报销加班人员晚于21:00后搭乘出租车回家的交通费。
3.2.3.5 工作餐费
(1)因项目工作需要邀请他人吃工作餐发生的费用，工作餐费报销标准为人均20元/餐；
(2)本着节约的原则，工作期间与他人共同进餐，应尽量采取AA制原则。
(3)员工加班期间需要就餐按照工作餐标准予以报销。
3.2.3.6志愿者补贴
(1)因项目活动需要招募志愿者所给予的补贴，标准为餐饮补贴20元/餐，交通补贴10元/次。
(2)志愿者补贴报销时需提供志愿者本人签字的收条或志愿者服务记录，以及志愿者本人的身份证复印件。
4. 预借款管理
4.1预借款流程
第一步：填写借款单，并详细说明借款用途，如为差旅费借款或项目活动借款，须同时提供详细预算；
第二步：部门领导审批签字；
第三步：秘书长审批签字；
第四步：财务部审核签字；
第五步：财务部出纳处领取借款。
4.2 预借款申请时间
低于人民币5,000元的预借款申请需提前1个工作日；
超过人民币5,000元的预借款申请需提前2个工作日；
超过人民币10,000元的预借款申请需提前3个工作日。
5. 财务报销办法
5.1财务报销流程
第一步：分类整理项目费用票据；
第二步：填写费用审核报销单，报销人本人需签字确认；
第三步：提交部门负责人审批签字；
第四步：提交秘书长审批签字；
第五步：财务部审核签字；
第六步：财务出纳处领取报销费用。
5.2财务报销注意事项
5.2.1票据有效期
上一年度票据须在次年1月末前报销完毕，个人原因造成的报销逾期，不予报销。
5.2.2发票抬头
发票抬头为“北京市书院中国文化发展基金会”，必须完整填写，否则不予报销。
5.2.3报销单据填写
(1)《费用审核报销单》适用于已取得发票的费用报销。
(2)《资金申请表》适用于已签订协议需按照协议拨款并尚未取得发票的资金拨付，若资金拨付当月可获取发票，可直接将发票交至财务完成相关费用的报销；若当月未取得发票，待取得发票后需再次填写费用报销单完成相关费用的报销。
(3)单据需用黑色签字笔填写，且不得涂改。
(4)每笔报销费用均要有对应的预算项目，填写费用报销单时须注明报销费用事由内容，如“项目——惠量公益书院，费用内容——惠量书院插花公益课程购买花材费用”。
(5)不同类别的费用票据需分开报销，如“交通费”与“餐饮费”票据应填写在两张报销单上。
5.2.4费用报销时间
(1)当月费用应尽可能当月完成报销，报销时间最好在每个月5号以后（财务月度核算时间）。
(2)当月借款当月报销，遇特殊原因，报秘书长批示。
5.2.5支付他人的费用报销（包括预借款）现金不过夜存留，否则造成的损失由报销人个人承担。